Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Anwendung ist:

[Firmenname]
Inhaber: [Inhaber]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail]
Telefon: [Telefon]

2. Überblick

„Garder Checkheft“ ist ein digitales Wartungsheft für Fahrzeuge. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb der Anwendung und die Funktionen, die Sie nutzen, erforderlich ist. Die Anwendung läuft auf einem eigenen Server des Betreibers (Self-Hosting). Es werden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbenetzwerke und keine externen Dienste eingebunden; Schriftarten und Programmbibliotheken kommen vom eigenen Server. Ausnahme ist der optionale KI-Import (Abschnitt 11), den nur Sie selbst mit einem eigenen API-Key einschalten.

3. Verarbeitete Daten

• Kontodaten: Benutzername, vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Spracheinstellung, eine optionale Nachricht bei der Registrierung sowie die Zeitpunkte von Registrierung, Freigabe und letzter Anmeldung.
• Fahrzeug- und Reparaturdaten: Fahrzeugangaben (z. B. Marke, Modell, Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, HSN/TSN), Kilometerstände, Wartungs- und Reparatureinträge mit Teilen, Kosten und Werkstattangaben sowie Wartungserinnerungen.
• Fotos und Dokumente, die Sie hochladen (z. B. Rechnungen, Fahrzeugschein). Aus Fotos und Bilddokumenten entfernen wir eingebettete Metadaten wie EXIF- und GPS-Angaben.
• Unterschriftsbilder, die Sie hochladen oder zeichnen, und die Abzeichnungen von Einträgen (Name, Datum, Prüfsumme des Inhalts).
• Änderungsprotokoll: wer wann welche Änderung vorgenommen hat; bei Konto- und Verwaltungsvorgängen einschließlich der IP-Adresse.
• Server-Logdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge und Browserkennung (User-Agent).
• Login-Schutz: Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden mit Benutzername, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) und Zeitpunkt gespeichert, damit Passwörter nicht durch Ausprobieren erraten werden können. Wird ein Konto nach zu vielen Fehlversuchen vorübergehend gesperrt, vermerken wir das mit dem eingegebenen Anmeldenamen und der IP-Adresse im Änderungsprotokoll. Erfolgreiche Anmeldungen werden nicht protokolliert; am Konto wird nur der Zeitpunkt der letzten Anmeldung gespeichert. Für die Begrenzung von Anfragen (z. B. bei der Registrierung) speichern wir kurzzeitig Zähler pro IP-Adresse.
• Käufer-Links und Echtheitsprüfung: Personen, denen Sie einen Käufer-Link geben, sehen die Daten, die Sie dafür freigeben. Anzahl und Zeitpunkt der Aufrufe werden gespeichert. Die öffentliche Prüfseite zeigt keine Namen, Kosten oder Fotos.

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich zwei technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie und ein Sicherheits-Cookie zum Schutz vor gefälschten Formularanfragen (CSRF). Das Sitzungs-Cookie hält Sie nach der Anmeldung angemeldet; ohne Anmeldung wird es nur gesetzt, wenn sich die Anwendung kurz etwas merken muss, z. B. beim Zurücksetzen des Passworts oder für eine Hinweismeldung wie „Passwort geändert“. Das Sitzungs-Cookie ist höchstens 14 Tage gültig und endet mit der Abmeldung, das Sicherheits-Cookie ist bis zu ein Jahr gültig; beide enthalten nur Zufallswerte. Es gibt keine Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies. Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); deshalb gibt es keinen Cookie-Banner.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung Ihres Kontos und der Funktionen der Anwendung (Wartungsheft, Teilen mit anderen Nutzern, Käufer-Links, PDF-Export): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag).
• Sicherer und stabiler Betrieb, Schutz vor Missbrauch und Angriffen (Server-Logs, Login-Schutz, Begrenzung von Anfragen) sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen (Änderungsprotokoll): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit der Anwendung und in verlässlichen Wartungsnachweisen.

6. Speicherdauer

• Kontodaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Konten werden deaktiviert statt gelöscht, damit Abzeichnungen und Wartungsnachweise nachvollziehbar bleiben; auf Wunsch prüfen wir eine Löschung im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten.
• Fahrzeug- und Reparaturdaten, Fotos und Dokumente speichern wir, bis Sie sie oder das Fahrzeug löschen.
• Das Änderungsprotokoll kann nicht nachträglich geändert werden und wird [Speicherdauer, z. B. für die Dauer der Nutzung] aufbewahrt.
• Server-Logdaten werden nach [Anzahl] Tagen gelöscht.
• Fehlgeschlagene Anmeldeversuche zählen nur während der Sperrfrist von 15 Minuten. Sie und die Zähler für die Begrenzung von Anfragen werden nach spätestens [Anzahl, bei täglicher Bereinigung 2] Tagen gelöscht.
• Datensicherungen werden [Anzahl] Tage aufbewahrt.

7. Empfänger und Weitergabe

Die Anwendung läuft auf einem eigenen Server des Betreibers [Standort des Servers, z. B. in Deutschland]. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter und übermitteln sie nicht in Länder außerhalb der EU – außer beim optionalen KI-Import, wenn Sie ihn selbst einschalten (Abschnitt 11). Daten, die Sie selbst teilen (mit anderen Nutzern oder per Käufer-Link), sehen die Personen, die Sie dazu berechtigen.

[Falls der Versand von E-Mails eingerichtet ist: E-Mails (z. B. zum Zurücksetzen des Passworts) werden über [E-Mail-Dienstleister] versendet. Sonst diesen Absatz löschen.]

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Bundesland Ihres Wohnorts oder des Sitzes des Betreibers. Zuständig für den Betreiber ist: [zuständige Aufsichtsbehörde mit Anschrift].

10. Sicherheit

Die Verbindung zur Anwendung ist per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Fotos, Dokumente und Unterschriften werden nie öffentlich ausgeliefert, sondern nur nach einer Berechtigungsprüfung.

11. KI-Import (optional)

Sie können Einträge aus Rechnungen und Heftseiten des Original-Servicehefts (z. B. Fotos von Rechnungen oder Heftseiten) und Umbauten aus Zulassungen (z. B. ABE, Teilegutachten) von der KI „Claude“ der Anthropic, PBC vorausfüllen lassen. Diese Funktion ist aus, bis Sie in Ihrem Profil selbst einen eigenen API-Key von Anthropic hinterlegen und der Übertragung zustimmen. Nur dann übertragen wir die Datei, die Sie für einen Import hochladen, über Ihr eigenes API-Konto zum Auslesen an Anthropic. Beim Auslesen einer Rechnung oder einer Heftseite übertragen wir zusätzlich das Erstzulassungsjahr Ihres Fahrzeugs (zum Einordnen zweistelliger Jahreszahlen), beim Auslesen einer Zulassung Marke, Modell, Variante, HSN/TSN und das Erstzulassungsjahr, damit geprüft werden kann, ob das Teil zu Ihrem Fahrzeug passt – nie die Fahrzeug-Identifizierungsnummer oder das Kennzeichen. Lehnt das gewählte Modell das Auslesen ab, kann ein Ausweichmodell von Anthropic antworten. Wie lange Anthropic die Daten speichert, richtet sich nach den Bedingungen und Einstellungen Ihres API-Kontos.

• Empfänger: Anthropic, PBC, [Anschrift laut Datenschutzhinweisen von Anthropic], USA (Drittland). [Grundlage der Übermittlung in die USA, z. B. EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln – bitte prüfen.]
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie im Profil unter „KI-Import“ den Schlüssel entfernen; dabei löschen wir auch alle noch nicht übernommenen Importe.
• Ihr API-Key wird verschlüsselt gespeichert und danach nur mit den letzten vier Zeichen angezeigt.
• Das Ergebnis ist nur ein Vorschlag: Gespeichert wird erst, wenn Sie den Eintrag bzw. den Umbau selbst speichern. Offline vorgemerkte Unterlagen werden bis zum Auslesen auf unserem Server gespeichert; nicht übernommene Importe löschen wir spätestens nach 48 Stunden, vorgemerkte spätestens nach 8 Tagen; sie landen nicht in Datensicherungen.
• Laden Sie nur Unterlagen hoch, die Sie weitergeben dürfen (auch Rechnungen anderer Fahrzeugmitglieder).

12. Führerschein und Kontrollmappe (optional)

Sie können im Profil Fotos der Vorder- und Rückseite Ihres Führerscheins sowie die Führerscheinklassen, die Schlüsselzahlen, das Ausstellungs- und das Ablaufdatum hinterlegen, um sie bei einer Verkehrskontrolle in der Kontrollmappe zu zeigen. Die Fotos enthalten Ihr Lichtbild, Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, die Führerscheinnummer und Ihre Unterschrift.

• Ihr Führerschein ist nur für Sie selbst sichtbar – nicht für andere Mitglieder Ihrer Fahrzeuge, nicht für Käufer und nicht für die Verwaltung.
• Wir werten die Fotos nicht aus, insbesondere nicht biometrisch, und speichern sie ohne eingebettete Metadaten (z. B. Standort).
• Sie können den Führerschein jederzeit im Profil löschen. Wird Ihr Konto deaktiviert oder Ihre Registrierung abgelehnt, löschen wir ihn automatisch.
• Gespeichert wird auf dem eigenen Server des Betreibers; nutzen Sie die App, zusätzlich auf Ihrem Gerät (Abschnitt 13 „Offline-Nutzung und App“: gelöscht nach 90 Tagen ohne Verbindung bzw. beim Abmelden).
• Die Kontrollmappe zeigt außerdem Fahrzeugpapiere (z. B. den Fahrzeugschein mit den Halterdaten, Versicherung, HU-Bericht) und Umbauten mit ihren Zulassungen, die Sie oder andere Mitglieder des Fahrzeugs hinterlegt haben. Aus diesen Dokumenten erzeugen wir auf unserem Server Seitenbilder zum Vergrößern.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (eine Funktion, die Sie selbst nutzen). [Abschnitt rechtlich prüfen lassen.]

13. Offline-Nutzung und App

Damit Fahrzeugdaten, Kontrollmappe und Ihr Führerschein auch ohne Verbindung verfügbar sind, speichert die App diese Daten nach der Anmeldung im Speicher Ihres Browsers bzw. der installierten App auf Ihrem Gerät (kein Cookie); dazu Programmdateien der App, auch schon beim Aufruf der Seite /app (ohne personenbezogene Daten). Das ist für die von Ihnen genutzte Offline-Funktion technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Daten liegen unverschlüsselt im Gerätespeicher; schützen Sie Ihr Gerät mit einer Displaysperre. Gelöscht werden sie beim Abmelden, wenn sich auf dem Gerät ein anderes Konto anmeldet, und automatisch nach 90 Tagen ohne Verbindung zum Server. Unter „Offline & App“ lassen sie sich jederzeit löschen oder für das Gerät abschalten; bei der Anmeldung können Sie das Speichern für fremde oder gemeinsam genutzte Geräte abwählen. Solange die App mindestens alle 14 Tage synchronisiert, bleibt Ihre Anmeldung bestehen.

Änderungen, die Sie ohne Verbindung speichern, liegen bis zur Übertragung nur auf Ihrem Gerät. Sie werden beim Abmelden, beim Anmelden eines anderen Kontos auf diesem Gerät und nach 90 Tagen ohne Verbindung gelöscht. Damit nichts doppelt gespeichert wird, merkt sich der Server 30 Tage lang technische Quittungen (ohne Inhalte). Bei einem Konflikt speichert der Server Ihre Fassung, bis Sie entscheiden, höchstens 30 Tage.

[Abschnitt rechtlich prüfen lassen.]

Stand: [Datum]